淺談數字化檔案管理及存在問題

檔案數字化是隨著計算機技術、掃描技術、掃描矩陣CCD技術、OCR技術、數字攝影技術(錄音、錄像)、數據庫技術、多媒體技術、存儲技術的發展而產生的一種新型檔案信息形態。

它把各種載體的檔案資源轉化為數字化的檔案信息，以數字化的形式存儲，網絡化的形式互相連接，利用計算機系統進行管理，形成一個有序結構的檔案信息庫，及時提供利用，實現資源共享。

實現檔案數字化的管理會遇到哪些問題

一、檔案管理人員的素質有待提升

我國檔案管理人員隊伍主要存在的問題是檔案管理人員的業務水平與綜合素質有待提升，且檔案管理人員隊伍老齡化問題嚴重。由于檔案管理工作對年輕人缺乏一定的吸引力，許多年輕人都不愿從事該類工作，在擇業中通常會選擇具有挑戰性與發展前途的工作，加劇了檔案管理人員隊伍的老齡化問題;年事已高的檔案管理人員通常思維守舊，不能很好地適應數字化管理，在開展數字化檔案管理工作中經常不能熟練操作計算機。此外，受傳統思想觀念的束縛較深，檔案管理人員在新時代背景下缺乏創新意識，忽視對檔案資源的發掘工作，制約了檔案管理數字化進程。

二、缺乏先進的數字化設備

軟件資源、硬件資源以及網絡資源等是檔案數字化管理的基礎，然而，受到資金限制，企業無法配齊各種數字化設備，尤其是計算機系統與程序過于陳舊，阻礙檔案管理的工作質量與效率提升。在推進檔案數字化管理進程中，計算機設備是不可缺少的重要內容，是實現檔案數字化管理的基礎。因此，要想實現檔案管理數字化，企業要積極引進各種先進的現代化設備，及時更新陳舊的設備程序與系統等，從而滿足新時期檔案數字化管理的需要，為檔案資料的可靠性與真實性提供重要保障，實現對各種檔案資料的長久保存，充分挖掘檔案資料的價值。

三、檔案數字化管理存在風險

隨著信息時代的到來，網絡技術與計算機技術在社會各個領域之中應用廣泛，在給人們帶來許多便利的同時引發了信息安全問題，特別是計算機系統中的檔案信息極易受到病毒與黑客攻擊，加大了檔案管理工作的難度。此外，在紙質檔案轉化電子檔案的過程中，檔案編輯多采用電子編碼技術，但該技術在應用中存在一定的不足，具體表現為原始憑證在被修改后不存在遺留痕跡，導致管理人員無法在第一時間被發現。因此，要高度警惕各種違反檔案法律法規的行為。

駐馬店市第二人民醫院辦公室 朱奔啟