如何提高辦公室檔案管理的效率

1、健全辦公室檔案的現代化管理體系

在辦公室檔案管理過程中，檔案管理和文件管理是兩個重要的管理方面，同時兩個方面具有密切的聯系，因此在管理的過程中，這兩項工作內容需要結合在一起管理，不能夠分開管理。為了使檔案管理人員在后期的文件管理中遇到較大的困難，所以建議檔案管理人員在文件管理的前期就廣泛的參與到辦公室的檔案管理工作中，這樣一來，檔案管理人員能夠全面的掌握和了解文件按慣例工作，從而能夠順利和快速的融入檔案管理工作中，有利于建立和完善單位辦公室檔案管體系。此外，單位的檔案管理制度和檔案的操作程序需要完善和健全，從而保證工作人員按照管理程序進行檔案的管理，有利于促進單位辦公室檔案管理的體系化。

2、增強單位檔案管理的意識，更新檔案管理理念

現階段，單位對檔案管理工作重要性的認識還不是很高，加之，辦公室檔案管理的理念也比較陳舊，帶有嚴重的滯后性，對辦公室檔案管理工作水平的提高造成了一定的阻礙，因此，需要采取有效措施提高單位對檔案管理工作重要性的認識，并促使檔案管理理念的更新，該項工作具有十分重要的意義和作用。首先，單位對辦公室檔案管理規范化的認識需要提高，并在現階段辦公室檔案管理現狀的基礎上，結合辦公室檔案管理的目標等創建符合現代社會發展的辦公室檔案管理理念，對于辦公室檔案管理的意識也需要采取有效的措施進行完善，并需要滿足社會發展和自身發展的需求，堅持以人為本的管理理念。單位檔案管理意識需要在單位的管理決策中和單位的服務意識中加以體現。在辦公室檔案管理過程中需要將崗位責任制強化，而單位管理中不合理的規章制度也需要的加強改善，從而使檔案管理人員的愛崗敬業意識得到強化，通同也能夠使單位檔案管理體系的建設水平得到較大的提升。

3、加強單位檔案管理工作的培訓，提高工作人員的管理技能

現階段從事辦公室檔案管理工作的人員的專業素質普遍較低，大部分是兼職，對于現代化技術的應用也不是很全面，在一定程度上影響了辦公室檔案管理工作效率的提高。所以說，提高檔案管理人員的專業素質具有十分重要的意義。為了充分提高檔案管理人員的專業素質，單位需要從不同的渠道，以不同的方式進行管理人員專業素質的培訓和培養，從而增強檔案管理人員的專業理論知識和技能，從而提高檔案專業化管理水平的提高。立足于辦公室檔案管理體制的完善需求，從事檔案管理工作的人員需要積極主動的參與到檔案專業的培訓活動，從而提高專業檔案管理技能；其次，還需要提高對檔案管理工作的責任感和使命感；再次，辦公室檔案原始材料的收集、整理和保存工作需要做好，因此，在辦公室檔案管理工作的相關要求的基礎上和對檔案管理專業人才的要求前提下，對單位檔案管理工作人員進行專業的技能培訓工作，從而使辦公室檔案工作人員的專業素質得到較大的提高。

4、強化檔案收集

檔案的收集是辦公室檔案工作中最重要的環節，因此，要改進檔案管理工作，必須得加強檔案的收集管理工作。首先，要規范檔案的范文，對檔案進行分類和編排，再將收集到的檔案按類目進行整理和保管；然后，要規范檔案的文書范文工作，在將收集到的檔案進行分門別類之后，要對檔案再進行文字編號和正文提料，對檔案提取主題詞，再做好附件處理，方便以后使用和管理檔案；再次，第二步實現以后，要對檔案再進行目錄編號，以方便后期的檢索工作。綜上所述，辦公室檔案管理工作具有十分重要的作用，對單位其他的部門工作的順利開展具有較大的影響，因此需要采取有效的措施提高辦公室檔案管理工作的效率和水平，充分發揮辦公室檔案管理工作的作用。可以通過辦公室檔案管理制度的完善，增加檔案管理人員對檔案管理工作重要性的認識，可以有效的提高檔案管理工作的效率，在管理檔案的過程中也需要使用現代化的技術，從而促進辦公室檔案管理事業的蓬勃發展。

駐馬店市第二人民醫院 王昆鵬