基層人事檔案管理工作存在的問題及對策

□ 黃素麗

人事檔案管理工作是一項政策性、機密性、專業性較強的工作，人事檔案管理水平的高低直接體現著人力資源管理能力的好壞，各級管理部門要充分認識到該項管理工作的重要性，加強對人事檔案的管理，及時研究解決人事檔案管理工作中遇到的問題，在人力、物力、財力等方面給予大力支持，從而積極推動基層人事檔案管理工作的開展，以提高人事檔案工作的管理水平，為人事管理工作提供更好的保障和服務。

一、目前人事檔案管理主要存在的問題

(一)對人事檔案的重視程度不夠。一種是思想認識陳舊片面。由于歷史的原因，以往的人事檔案主要收集的是一個人的政治歷史材料、家庭出身及社會關系等材料，而現在各項工作重心轉移，組織人事政審工作相對減少一些，人們就認為人事檔案“沒什么用了”；另一種是受許多新建私營企業、公司用人不建檔案的影響，存在著“要不要人事檔案無所謂”的錯誤認識。以上兩種輕視人事檔案工作的思想都表明了一些人對人事檔案工作缺乏了解，對在人才資源開發中人事檔案的作用缺乏認識。　       (二)檔案管理不規范。一是收集歸檔工作制度不健全、執行不嚴格。少數管檔部門只照搬中組部下發的《干部人事檔案材料收集歸檔規定》，沒有形成自己的實施細則和制度。即使建立了制度也在不同程度上存在執行不嚴格現象，收集歸檔工作被動、不及時。二是收集歸檔的材料不全面、不準確。雖然《干部人事檔案材料收集歸檔規定》文件中對人事檔案收集歸檔的范圍作了規定，但當前的人事檔案材料在全面準確地反映一個人的全貌方面還是欠缺的。　　

    (三)檔案室硬件環境設施不齊全。對人事檔案管理必備的條件解決落實差，有個別基層單位沒有專用檔案室，有的單位檔案多、檔案室狹窄和潮濕、“六防”設備不配套，引起檔案材料霉變、蟲蛀，影響檔案的美觀整潔、完整，有的管檔單位必備的切刀、統一的檔案夾，都無法購置齊備。

    (四)管檔人員業務不熟、檔案管理手段落后。基層管檔人員沒有組織專業知識培訓，業務不熟，對檔案的重要性、管檔要求和檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業務不太了解，難以適應人事檔案管理工作。個別管理人員在接轉、調出、轉入、退休等需要查檔案時不嚴格履行手續按規定辦事，部門與管檔單位協調不夠，各做各的，需要用檔案時，為了各自方便，不到管檔單位查閱檔案，叫本人自己提，造成在接轉檔案時不密封，嚴重影響了檔案的保密性。目前，檔案管理部門的管理手段還是手工操作，即使利用計算機管理，也僅限于將名字與檔案號輸入、輸出與檢索的管理，計算機現代化管理的潛力完全不能發揮出來，并沒有從根本上改變手工操作運轉慢、效率低的問題。

二、人事檔案管理的對策與思考

(一)提高認識，加強領導。人事檔案是用人單位在管理人力資源的過程中形成的人事記錄，可以較為全面地反映個人的工作能力、工作表現以及個人品德等方面的狀況。人事檔案是做好檔案工作的基本條件之一，借助人事檔案了解一個人在各個時期的表現。為此，必須提高各級各部門對人事檔案管理工作的認識，切實加強對檔案管理工作的領導。

    (二)加強檔案工作的基礎建設。按照《干部檔案工作條例》第二十七條規定，干部檔案管理部門要建立堅固、防火、防潮的專用檔案庫房，配置鐵質的檔案柜，庫房面積每千卷需2平方米至25平方米，庫房內應設置空調、去濕、滅火等設備，庫房防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設施，庫房、閱檔室、辦公室三室分開。

    (三)加強人事檔案管理人員隊伍的自身建設，提高人事檔案管理人員素質。要注意加強干部檔案工作隊伍建設，選擇政治上可靠、作風正派、責任心強的共產黨員從事干部檔案工作，注意對他們的教育培養，關心他們的工作、生活，充分發揮他們的積極性和創造性。一是由組織部門每2年~3年組織培訓一次業務知識，使他們了解管理檔案的重要性，增強責任心。掌握如何收集和鑒別歸檔材料、整理、裝訂檔案的技術，知道如何把檔案管好。二是配置專(兼)職人事檔案管理人員，落實管檔人員待遇。干部檔案管理的基本要求，就是外在形式的規范統一及內容的完整、真實、實用，要實現這個要求需要一支熱愛檔案工作、熟練檔案業務、安心本職工作、具有奉獻精神的檔案管理干部。為此，應參照檔案局對文書檔案管理人員的待遇標準，落實人事檔案管理人員應有的待遇。

    (四)建立人事檔案信息系統，提高科學管理水平。要利用先進技術和手段管理人事檔案和人事檔案信息，必須建立適合基層工作特點、統一開發的人事檔案信息管理系統，也可把它設計為人力資源管理系統的一個子系統，從而實現人事檔案管理工作的電子化、科學化，提高人事檔案工作的科學管理水平，為基層工作提供有力保障。

    總之，人事檔案能夠為用人單位提供較為完整的人才信息，方便領導作出用人決策，更好地發揮人力資源的作用。人事檔案管理工作的好壞會直接影響到用人單位的工作效率，直接影響到每個人的切身利益，只有管理好人事檔案，發揮檔案的最佳作用，充分挖掘人力資源的潛力，才能在最大程度上保障整個基層人事工作的正常運行。

（作者系新蔡縣河塢鄉人力資源社會保障服務所）